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La recherche d’archives d’architecture s’est opérée au départ de deux questions simples :
Quels sont les producteurs potentiels d’archives d’architecture ?
Quels sont les lieux susceptibles de conserver des archives d’architecture ?
En toute logique, on est censé retrouver des documents d’architecture auprès de ceux qui les ont produits ou de ceux pour lesquels ils avaient été produits ; auprès de ceux qui en ont hérité ou qui ont eu l’obligation -ou le souci...- de les conserver parce qu’ils étaient concernés (un client, un entrepreneur...). La réalité est bien moins évidente qu’il n’y paraît.
Entre ces lieux " d’origine " et de " destination ", la question se pose de la " traçabilité " des archives, qu’elles soient privées -les successions et donations prennent parfois des chemins inattendus- ou publiques, en particulier depuis les réorganisations administratives qui ont découlé de la réforme de l’Etat belge depuis les années 70 ou de la fusion des communes en 1976-77. De sorte que les archives d’architecture se découvrent parfois en des lieux insoupçonnés, lorsqu’elles n’ont pas été détruites : la pratique de la conservation n’est pas répandue parce qu’onéreuse au regard de l’intérêt qu’elle peut susciter pour le profane (frais de stockage, de classement, de conservation, etc).
Les architectes conservent généralement leurs travaux par nécessité d’abord, par attachement et souci de notoriété ensuite. Seule la responsabilité décennale les oblige, indirectement, à conserver dix ans les éléments d’un projet réalisé. Au-delà, on rencontre tous les cas de figure : Victor Horta fit brûler toutes ses archives relatives à ses productions de l’époque art nouveau ; d’autres architectes ont conclu , de leur vivant, des accords avec des centres d’archives pour assurer la conservation de leurs travaux. Dans les autres cas, les archives d’architectes sont, au mieux, conservées dans les familles ou léguées à des institutions diverses au gré des connaissances, des attachements philosophiques ou religieux, etc.
Du point de vue des administrations publiques, ce n’est pas plus évident. Conformément à la loi sur les archives du 24 juin 1955, les administrations fédérales, régionales, communautaires et provinciales sont tenues de conserver leurs archives et doivent les verser aux Archives de l’Etat au terme de 100 ans (ou 30 dès lors qu’elles n’ont plus d’utilité administrative). Les communes ou d’autres établissements publics peuvent faire de même : mais il n’y a pas d’obligation. Au final, la loi n’a pas prévu de cadre d’accompagnement suffisant ou de mesures coercitives, ce qui diminue de facto la portée et l’efficacité de ces prescriptions légales. Les processus de régionalisation ont également affecté la gestion de ce problème : certains fonds ont été divisés, d’autres ont été détruits, beaucoup "dorment" dans des dépôts faute d’archivistes en nombre pour assurer leur traitement, voire leur conservation.
Identifier les fonds d’archives relève donc d’une recherche souvent servie par le "flair", le hasard et la persévérance.
Concrètement, la recherche s’est opérée de manière systématique, sur base de fichiers de contacts établis à partir de catégories d’acteurs ciblés : producteurs d’archives et lieux d’archives (AGR, AAM, IRPA, archives des CRMS, archives privées comme le CARHOP, etc), musées, bibliothèques, archives des établissements d’enseignement supérieur (ISA et universités), fabriques d’église, CPAS, archives d’entreprises, etc.
Une attention particulière a été réservée aux lieux identifiés à partir des ouvrages consacrés à l’histoire de l’architecture en Belgique ou des monographies d’architectes belges ainsi qu’aux lieux connus des chercheurs spécialisés.
Certains fonds connus mais dont la trace avait été perdue ont fait l’objet d’investigations spécifiques (archives de la SNL, Fonds Expo 58 de l’ex Ministère des Travaux publics, Archives du Congo, etc).